Паспортизация архивов: Итоги

Из информационно-методического письма Росархива
от 1 декабря 2010 года № 5/2270-Т

«Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, 

государственных музеев и библиотек, организаций РАН 

по состоянию на 01.01.2010 и качестве составления паспортов»

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации организована очередная паспортизация государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций Российской академии наук по состоянию на 01.01.2010^[1].

В Росархив поступили паспорта от федеральных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также от федеральных музеев и библиотек и Архива Российской академии наук.

Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела представили паспорта государственных архивов, музеев и библиотек, муниципальных архивов, за исключением Республики Ингушетия.

Не представлены паспорта государственных музеев и библиотек республик Дагестан, Калмыкия, Саха (Якутия), Тыва, Чеченская, Кемеровской, Саратовской, Сахалинской, Тульской областей, Чукотского автономного округа.

Анализ итогов паспортизации свидетельствует о следующем.

Состав и объем документов Архивного фонда Российской Федерации 

и других архивных документов^[2]

Общий объем документов, хранящихся в названных организациях – более 264,5 млн.ед.хр., в том числе по неполным данным в хранилищах государственных музеев и библиотек сосредоточено свыше 13,1 млн.ед.хр., в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук – почти 3,0 млн.ед.хр.

Объем документов, сосредоточенных в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, увеличился почти на 15,5 млн.ед.хр. или на 6% и насчитывает свыше 248,3 млн.ед.хр., в том числе:

• в федеральных архивах хранится 42,5 млн.ед.хр. (увеличение на 2%);

• в государственных архивах субъектов Российской Федерации – 143,7 млн.ед.хр. (увеличение на 6%);

• в муниципальных архивах – 62,1 млн.ед.хр. (увеличение на 10%).

Динамика роста объемов документов, хранящихся в этих архивах, за период с 2001 г. отражена в приложении 1.

Структура распределения документов по уровням архивов характеризуется следующими данными:

• в федеральных архивах хранится 17% от общего объема документов;

• в государственных архивах субъектов Российской Федерации – 58%;

• в муниципальных архивах – 25%.

В 2001 г. эти показатели составляли соответственно 20%, 62% и 18%, т.е. налицо тенденция уменьшения доли документов федеральных архивов в общем объеме архивных фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны.

При этом, в течение последнего десятилетия практически стабильной остается структура состава архивных документов по видам основы:

• документы на бумажной основе составляют 97,3% от общего количества;

• кинодокументы – 0,13%;

• фотодокументы – 2,4%;

• фонодокументы – 0,12%;

• микроформы на правах подлинников – 0,03%;

• видео- и электронные документы – менее одной сотой процента.

Что касается электронных документов, то по сравнению с предыдущей паспортизацией их объем увеличился почти в 2 раза, в основном за счет приема на хранение фото- и видеодокументов на электронных носителях. В абсолютных цифрах количество электронных документов составляет чуть более 11,3 тыс. ед.хр., более половины из них (6,0 тыс.ед.хр.) хранится в РГАНТД. Электронные документы учтены в паспортах госархивов республик Алтай (59 ед.хр.), Марий Эл (674 ед.хр.), Мордовия (99 ед.хр.), Татарстан (226 ед.хр.), Чувашская (217 ед.хр.), Краснодарского края (251 ед.хр.), Воронежской (112 ед.хр.), Псковской (483 ед.хр.), Тюменской (172 ед.хр.) областей, г.Москвы (198 ед.хр.) и др.

Анализ результатов паспортизации свидетельствует о стойкой тенденции превышения объемов приема документов по личному составу над управленческой документацией. За последние 10 лет доля управленческой документации в общем объеме документов на бумажной основе снизилась с 79% до 71%, а доля документов по личному составу возросла с 17,4% до 25,2%, т.е. более четверти всех документов на бумажной основе – это документы по личному составу. В муниципальных архивах этот показатель составляет более 40%.

Структура состава документации на бумажной основе, хранящейся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах, на 01.01.2010 отражена в приложении 2.

Доля научно-технической документации и документов личного происхождения в общем объеме архивных документов на бумажной основе стабильна – соответственно 2,3% и 1,3%.

Динамика роста объемов различных видов документов на бумажной основе за период с 2001 г. отражена в приложениях 3 – 6.

В части аудиовизуальных документов особенно активно ведется прием видеофонограмм, объем которых вырос в 1,5 раза.

Количество учтенных особо ценных документов со времени предыдущей паспортизации возросло на 16% и составляетболее 11,8 млн.ед.хр., в том числе:

• в федеральных архивах – 9,2 млн.ед.хр. (22% от объема документов федеральных архивов);

• в государственных архивах субъектов Российской Федерации – 2,5 млн. ед.хр. (1,7%);

• в муниципальных архивах – 142,8 тыс.ед.хр. (0,2%).

В процентном отношении эти данные по государственным и муниципальным архивам субъектов Российской Федерации соответствуют предыдущей паспортизации. По федеральным архивам за истекшие три года количество учтенных особо ценных ед.хр. увеличилось на 1,9 млн.ед.хр. (на 20%), в основном, за счет значительного увеличения объема документов этой категории в РГАДА.

В сводном паспорте государственных музеев и библиотек по неполным данным учтены 13,1 млн.ед.хр., из них 5,3 млн.ед.хр. хранится в учреждениях культуры федерального уровня и 7,8 млн.ед.хр. – субъектов Российской Федерации. В структуре этой части архивных фондов основной объем составляют документы личного происхождения (37%) и фотодокументы (37%).

В научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук сосредоточено почти 3,0 млн.ед.хр. документов всех видов, за исключением видеофонограмм. В указанных архивах главное место занимают документы личного происхождения (30%) и фотодокументы (25%).

Моя заметка на полях: Если учесть, что наше Правительство стремительно переходит к электронному документообороту (не подготовив для этого ни нормативную, ни техническую базу), и развитие современной техники, большая часть электронной информации уже утеряна, но это мало кого заботит.

Полностью  можно ознакомиться здесь http://archives.ru/reporting/pasport_2010.shtml