Аннулирование, восстановление и замена чертежей

При организации хранения проектной, рабочей, технической документации фирме- разработчику  стоит руководствоваться  ГОСТ Р 21.1003-2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации». Рассмотрим аннулирование, восстановление и замену чертежей.   

1) При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп "АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН... РАЗРЕШЕНИЕ N... от...". Если аннулирование проводится без замены, слово "заменен" в штампе зачеркивают.

Штамп "АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН... N... от... г." ставят (с указанием номера, даты регистрации разрешения на внесения изменений и подписи) на аннулированных подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета проектных документов.

 

2) Восстановление подлинников

Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.

Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:

- размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;

- порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: "(Подпись)" и "(Дата)".

Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

"Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)".

"Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)".

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.

Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: "Восстановленный подлинник N..." с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ подлинником N» с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

3) Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например копия, оригинал и т.д., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп "ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" .

 

Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 или А3 в специально отведенных папках. Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников.

В соответствии со статьей 270 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения срок хранения аннулированных, замененных чертежей «До минования надобности», но не менее 5 лет, а если входят в «Перечень проектов» постоянно.