Страницы блога

четверг, 28 октября 2010 г.

Cочетания 2

Некоторые сочетания клавиш при работе с Календарем Outlook

календарь
Создать новую встречу (при работе с календарем).
CTRL+N
Создать новую встречу (в любом представлении Outlook).
CTRL+SHIFT+A
Создать новое приглашение на собрание.
CTRL+SHIFT+Q
Переслать встречу или собрание.
CTRL+F
Отправить ответные сообщения на все приглашения на собрания.
CTRL+R
Отправить ответное сообщение на приглашение на собрание.
CTRL+SHIFT+R
Отобразить в календаре 10 дней.
ALT+0
Отобразить в календаре 1 день.
ALT+1
Отобразить в календаре 2 дня.
ALT+2
Отобразить в календаре 3 дня.
ALT+3
Отобразить в календаре 4 дня.
ALT+4
Отобразить в календаре 5 дней.
ALT+5
Отобразить в календаре 6 дней.
ALT+6
Отобразить в календаре 7 дней.
ALT+7
Отобразить в календаре 8 дней.
ALT+8
Отобразить в календаре 9 дней.
ALT+9
Перейти к дате.
CTRL+G
Перейти к представлению месяцев.
ALT+ЗНАК РАВЕНСТВА или CTRL+ALT+4
Перейти к следующему дню.
CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО
Перейти к следующей неделе.
ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ
Перейти к следующему месяцу.
ALT+PAGE DOWN.
Перейти к предыдущему дню.
CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО
Перейти к предыдущей неделе.
ALT+СТРЕЛКА ВВЕРХ
Перейти к предыдущему месяцу.
ALT+PAGE UP.
Перейти к последнему дню недели.
ALT+HOME
Перейти к первому дню недели.
ALT+END
Перейти к представлению всей недели.
ALT+ЗНАК МИНУС или CTRL+ALT+3
Перейти к представлению рабочей недели.
CTRL+ALT+2
Перейти к предыдущей встрече.
CTRL+ЗАПЯТАЯ (,) или CTRL+SHIFT+ЗАПЯТАЯ
Перейти к следующей встрече.
CTRL+ТОЧКА (.) или CTRL+SHIFT+ТОЧКА (.).
Задать повторения встречи или задачи.
CTRL+G

вторник, 26 октября 2010 г.

Лед тронулся, а вместе с ним и я … Планирование продолжение

К моему утреннему приветствию коллег прибавилось еще и напоминание запустить Outlook, теперь на собрания всех приглашаем письмами, а не звонками. Да и вопрос о «доступе к телу» теперь решается  через электронку.  
С шефом сложней…  Начали с контактов, разгребая многочисленные визитки я пополнила его базу адресатов, желание шефа «чтоб все с фотками» было исполнено частично, так как фотостудию на входе в кабинет я организовать не могу и не все его адресаты есть в инете.  Хорошо, что на предыдущей работе меня приучили создавать резервные копии… Через два дня мой шеф умудрился уничтожить все контакты, всю мою работу, восстановила я все быстро, спасибо флэшке и опыту.
Расписание я веду сама и по его просьбе дополняю, изменяю, извещаю. Первые дни шеф периодически меня вызывал: «Что-то пикнуло. Он что-то от меня хочет», но к извещениям он вскорости привык.
Объяснила, как он может посмотреть расписание у себя на личной почте, но вот процесс попадания расписания в почту, он не воспринял.
Терпение у меня на исходе, иногда хочется чем-нибудь тяжелым треснуть, чтоб быстрей обучался, но пока сдерживаюсь от столь суровых методов обучения.   Всегда считала, что мужики в компах и программах  разбираются быстрей, чем среднестатистическая женщина.

Какие есть секреты в Outlook? Какие-нибудь малоизвестные интересные фишки? Делитесь.

понедельник, 25 октября 2010 г.

Поболтаем?

Технологии прочно вошли в нашу жизнь, интернет проник почти во все сферы нашей деятельности, упрощая нам жизнь.

Как удобно общаться с друзьями в Аське, Скайпе, но их можно использовать и для организации работы.

Телефон не всегда располагает к такому плодотворному разговору как веб-конференция. Не надо тратить время на длительные командировки, рабочие вопросы можно решать онлайн, это экономит время, деньги и силы, позволяет объединять для работы людей из разных стран. Веб-конференции прочно вошли в мой рабочий график. А в ваш?

Можно получать новые знания и навыки на вебинарах, всего лишь нужно в нужное время зайти на определенный сайт, настроить оборудование и вы участник семинара, не стоит тратить время на дорогу, можно получить ответы на вопросы моментально, удобно и просто. Потом просмотреть курс ещё раз (правда, не все вебинары записывают, к сожалению). Почти как в реале. Вебинаров проводится великое множество, даже есть специальные сайты, аккумулирующие такую информацию. Многие проводятся бесплатно. Только надо потратить немного времени и выяснить что, где и когда вам могут дать.

Участвовали вы когда-нибудь в вебинарах? Какие темы для вас интересны?

среда, 20 октября 2010 г.

Такие полезные сочетания

Мышка такая полезная и удобная, куда хочешь туда и щелкаешь, выбираешь любые команды из меню. Мне приходилось наблюдать каким беспомощным становится пользователь, если вдруг мышь не функционирует, ещё открыть документ Word могут, а вот редактировать уже сложней. Нам помогут сочетания клавиш на нашей любимой клавиатуре.

Сочетание клавиш в Microsoft Office Word

Действие

Сочетание клавиш

Создание нового документа

CTRL+N

Открытие документа

CTRL+O

Закрытие документа

CTRL+W

Разделение окна документа

ALT+CTRL+S

Снятие разделения окна документа

ALT+SHIFT+C

Сохранение документа

CTRL+S

Открытие окна «Шрифт» для изменения шрифта.

CTRL+SHIFT+F

Изменение регистра букв

SHIFT+F3

Преобразование всех букв в прописные.

CTRL+SHIFT+A

Преобразование всех букв в малые прописные.

CTRL+SHIFT+K

Применение форматирования нижнего индекса

CTRL+ЗНАК РАВЕНСТВА

Применение форматирования надстрочного индекса

CTRL+SHIFT+ЗНАК ПЛЮС

Полужирное начертание

CTRL+B

Курсивное начертание

CTRL+I

Добавление подчеркивания

CTRL+U

Уменьшение размера шрифта

CTRL+SHIFT+<

Увеличение размера шрифта

CTRL+SHIFT+>

Уменьшение размера шрифта на один пункт

CTRL+[

Увеличение размера шрифта на один пункт

CTRL+]

Удаление форматирования абзаца или символа

CTRL+ПРОБЕЛ

Копирование выделенного текста или объекта в буфер обмена

CTRL+C

Одинарный междустрочный интервал

CTRL+1

Двойной междустрочный интервал

CTRL+2

Полуторный междустрочный интервал

CTRL+5

Увеличение /уменьшение интервала перед текущим абзацем на одну строку

CTRL+0 (ноль)

Вставка текста или объекта из буфера обмена

CTRL+V

Отмена последнего действия

CTRL+Z

Повтор последнего действия

CTRL+Y

Открытие окна «Статистика»

CTRL+SHIFT+G

Переход в режим разметки

ALT+CTRL+P

Переход в режим структуры

ALT+CTRL+O

Переход в черновик

ALT+CTRL+N

Перенос абзаца на уровень выше

ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО

Перенос абзаца на уровень ниже

ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО

Преобразование абзаца в основной текст

CTRL+SHIFT+N

Перенос выделенных абзацев вверх

ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ

Перенос выделенных абзацев вниз

ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ

Вставка символа табуляции

CTRL+TAB

Печать документа

CTRL+P

Открытие / закрытие окна предварительного просмотра

ALT+CTRL+I

Вставка примечаний

ALT+CTRL+M

Включение и отключение режима записи исправлений

CTRL+SHIFT+E

Пометка элемента оглавления

ALT+SHIFT+O

Пометка элемента таблицы ссылок

ALT+SHIFT+I

Пометка элемента предметного указателя

ALT+SHIFT+X

Вставка обычной сноски

ALT+CTRL+F

Вставка концевой сноски

ALT+CTRL+D

Вставка гиперссылки

CTRL+K

Переход на страницу назад

ALT+СТРЕЛКА ВЛЕВО

Переход на страницу вперед

ALT+СТРЕЛКА ВПРАВО

Обновление

F9

И это только небольшая часть возможных сочетаний J

понедельник, 18 октября 2010 г.

Такой разный отдых

Вот и прошли законные выходные, что вы увидели, что узнали, где побывали?

Все чаще мои подруги тратят выходной на уборку и просмотр телевизора, а на предложения куда-нибудь сходить я обычно слышу: «Скоро на работу, надо отдохнуть». Но только после таких выходных нет чувства «отдыха», но присутствует чувство бесцельно и бездарно потраченного времени. И из таких «просиженных» дней и складывается наша жизнь.

Отдых это перемена занятий. (И.Л. Павлов)

Самый распространенный вид отдыха сейчас – посещение кинотеатра, это уже лучше, чем сидение перед экраном дома, вы все же выбрались на улицу, немного прошлись и опять плюхнулись в кресла.

Я прекрасно понимаю, что близость к Москве дает мне много преимуществ: выставки, театры, цирки, парады, концерты. Но находящиеся в равных со мной условиях подруги проводят выходные дома у телевизора :(((. Иногда мне удается их вытягивать из ТВ и допинать до музея или усадьбы.

Когда вы гуляли в парке в последний раз? Когда собирали листья, желуди, шишки и мастерили из них что-нибудь? А ведь это маленькое приключение для вас и вашего ребенка.

Наверняка у вас или ваших друзей есть машина, а рядом какой-нибудь исторический объект, спланируйте поездку и покорите вершину.

Можно и дома организовать что-нибудь интересное: семейный спектакль, День Италии, стихотворный день и пр. Проявляйте фантазию :)))

Я не призываю совершать вылазки каждые выходные, но раз в месяц можно организовать для себя и близких маленькое приключение. И когда вы будете вспоминать под бой курантов уходящий год, у вас будет двенадцать побед над собственной ленью.

А как вы организуете свои выходные? Какие выходные были самыми яркими?

суббота, 16 октября 2010 г.

Читая классиков...

Классика вечна, перечитываешь любимые произведения, наслаждаешься характерами и понимаешь, что ничего не измелилось.

«Об уме правителя первым делом судят по тому, каких людей он к себе приближает; если это люди преданные и способные, то можно всегда быть уверенным в его мудрости, ибо он сумел распознать их способности и удержать их преданность. Если же они не таковы, то и о государе заключат соответственно, ибо первую оплошность он уже совершил, выбрав плохих помощников». (Николо Макиавелли «Государь»)

Судя по требованиям к кандидатам на должность секретаря, эту истину руководители усвоили, только вот не всегда используют все знания, навыки секретаря, а только заявляют о них в вакансиях.

«Почтмейстер. Знаю, знаю… Этому не учите, это я делаю не то чтоб из предосторожности, а больше из любопытства: смерть люблю узнать, что есть нового на свете. Я вам скажу, что это преинтересное чтение. Иное письмо с наслажденьем прочтешь — так описываются разные пассажи… а назидательность какая… лучше, чем в «Московских ведомостях»!

Городничий. Ну что ж, скажите, ничего не начитывали о каком-нибудь чиновнике из Петербурга?

Почтмейстер. Нет, о петербургском ничего нет, а о костромских и саратовских много говорится. Жаль, однако ж, что вы не читаете писем: есть прекрасные места. Вот недавно один поручик пишет к приятелю и описал бал в самом игривом… очень, очень хорошо: «Жизнь моя, милый друг, течет, говорит в эмпиреях: барышень много, музыка играет, штандарт скачет…» — с большим, с большим чувством описал. Я нарочно оставил его у себя. Хотите, прочту?» (Н.В. Гоголь «Ревизор»)

В каждой организации найдется такой «Почтмейстер», проявляющий безмерное любопытство к бумагам на столе секретаря. Вот и приходится подобно Жеглову бумаги переворачивать и в сейф убирать.

«Аммос Федорович. А я на этот счет покоен. В самом деле, кто зайдет в уездный суд? А если и заглянет в какую-нибудь бумагу, так он жизни не будет рад. Я вот уж пятнадцать лет сижу на судейском стуле, а как загляну в докладную записку — а! только рукой махну. Сам Соломон не разрешит, что в ней правда и что неправда» (Н.В. Гоголь «Ревизор»)

Со времен Николая Васильевича ничего в судах не изменилось (разве что в арбитражных судах чуть лучше). А докладные составляемые сотрудниками «тернисты и извилисты», смысл «где-то рядом» с докладной, но его туда забыли вписать.

"Шрейдер. Для подписания. Здесь отношение в палату и рапорт управляющему.

Иван Петрович (между тем читает). «…Господину управляющему…» Это что значит? у вас поля по краям бумаги неровны. Как же это? Знаете ли, что вас можно посадить под арест?..(Устремляет на него глубокомысленный взор).

Шрейдер. Я говорил об этом Ивану Ивановичу: он мне сказал, что министр не будет смотреть на эту мелочь.

Иван Петрович. Мелочь! Ивану Ивановичу хорошо так говорить. Я сам то же думаю: министр точно не войдет в это. Ну, а вдруг вздумается!

Шрейдер. Можно переписать; только будет поздно. Но так как изволили сами сказать, что министр не войдет

Иван Петрович. Так! это всё правда. Я с вами совершенно согласен: он не займется этими пустяками. Ну, а в случае, так ему придется: «Дай-ка посмотрю, велико ли место остается для полей?»

Шрейдер. Если так, я сейчас перепишу.

Иван Петрович. То-то, если так. Ведь я с вами говорю и объясняюсь, потому что вы воспитывались в университете. С другим бы я не стал тратить слов.

Шрейдер. Я осмелился только потому, что г. министр…

Иван Петрович. Позвольте, позвольте! Это совершенная истина: я с вами не спорю ни на волос. Так, министр на это никогда не посмотрит и не вспомнит даже про это. Ну, а вдругЧто тогда?"

(Н.В. Гоголь «Утро делового человека»)

Был в моей жизни один начальник, он с линейкой поля мерил, не доверял он компьютеру и секретарю такое важное дело, ну, а вдруг?

«Кир (…) считал (…) совершенно нелепым, если полководец, желая дать какое-нибудь распоряжение, будет приказывать так, как это делают у себя дома некоторые из господ: "Пусть кто нибудь сходит за водой" или "Пусть кто нибудь нарубит дров". (…) При таких приказаниях все только смотрят друг на друга, но никто не берется выполнять распоряжение, все виновны, но никто не стыдится (…). Вот по этим, то причинам он и называл по имени всех, кому отдавал какое либо приказание». Ксенофонт

А мы зафиксируем факт получения задания исполнителем и проконтролируем исполнение, и чтоб каждый получил своё.

Делитесь отрывками, цитатами о нашей работе и жизни J

четверг, 14 октября 2010 г.

Лед тронулся… Планирование


Мой новый шеф человек обаятельный, но неорганизованный, в первый же день на новой работе мне пришлось развлекать партнеров, пока мой «всепомнящий»  шеф бежал из дома на работу. «Как я мог забыть, я же никогда ничего не забываю!». С кем не бывает… Но к концу недели у меня уже не оставалось иллюзий в отношении «великолепной памяти» моего шефа и я смогла «оценить масштабы бедствия всерьез». Шеф ничего не планировал и свято верил в свою «великолепную» память. Для меня это было дико.
  В выходные я посетила книжный магазин и купила «подарки» шефу (предварительно получив «добро» на возмещение расходов в бухгалтерии): планинг и ежедневник.
Шефа подарки не особо порадовали, а особенно приклеенный двусторонним скотчем к столу планинг, и большая часть дня сопровождалась бурчанием: «Испытательный срок ещё не кончится», «много на себя берут» и т.д. и т.п.
Постепенно шеф стал записывать встречи в планинг, так как прям перед его носом находится (черте как, но записывал). В конце дня я систематизировала эти каракули и перед уходом отдавала расписание шефу (один экземпляр оставляла на его столе).  Особо важные встречи я стала «забивать» в органайзер его мобильного. В течение дня (если шеф не был в офисе) отправляла СМС с напоминаем о встрече.
Через две недели шеф перестал бурчать и стал вносить записи регулярно и аккуратно, и сам стал использовать свой органайзер по назначению.
Сейчас начну переводить его на планирование в  Outlook. Дай мне, боже, терпение на это.

А вы приучаете своих шефов к планированию? Или они вас? Поделитесь секретами.