Росархивом подготовлен приказ от 29 апреля 2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», в отношении которого осуществляется процедура государственной регистрации.
«Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» размещены на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу http://archives.ru.
В соответствии с пунктом 6 вышеназванного Плана проекты подготовленных перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, просим представлять в Росархив для согласования.
Проект ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
(РОСАРХИВ)
ПРИКАЗ
___________ | № ___ |
Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
В соответствии с пунктом 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р («Собрание законодательства Российской Федерации», 21.02.2011, № 8, ст. 1151) п р и к а з ы в а ю:
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Росархива О.В. Наумова.
Руководитель Росархива | А.Н. Артизов |
Проект
УТВЕРЖДЕНЫ
УТВЕРЖДЕНЫ
Рекомендации
по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
1. Общие положения
1.1. Настоящие Рекомендации подготовлены во исполнение пункта 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р («Собрание законодательства Российской Федерации», 21.02.2011, № 8, ст. 1151).
1.2. Рекомендации определяют единые подходы в работе по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.
1.3. При разработке Рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела, а также национальных стандартов:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 25.10.2004, № 43, ст. 4169);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448; 02.08.2010, № 31, ст. 4196);
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» («Собрание законодательства Российской Федерации», 22.06.2009, № 25, ст. 3060);
Распоряжение Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р "О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» («Собрание законодательства Российской Федерации», 15.11.2010, № 46, ст. 6026);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 регистрационный № 9059 («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007);
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010, регистрационный № 18380 («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 38, 20.09.2010);
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 (признаны не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).
2. Определение состава документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов
2.1. Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов (далее – Перечни ЭД) осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.
Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивов при участии специалистов структурных подразделений.
2.2. При подготовке Перечней ЭД используются: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, и перечни документов, образующиеся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти.
2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях (п. 1.4. «Переченя типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.).
2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:
2.4.1. документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения (проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.)[1];
2.4.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.
2.5. В Перечни ЭД не включаются:
2.5.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;
2.5.2. документы, срок хранения которых не установлен.
2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.
2.7. При подготовке разделов Перечней ЭД федеральные органы исполнительной власти могут использовать извлечения из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России 25 августа 2010 г. № 558 (приложение № 2).
В Перечень ЭД могут быть включены и другие документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, отражающие специфику его деятельности, с учетом положений пунктов 2.4 и 2.5 настоящих Рекомендаций.
3. Оформление перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов
3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти соответствует оформлению перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения.
3.2. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 – номер по порядку; графа 2 – вид документа; графа 3 – сроки хранения документов; графа 4 – примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии – нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов).
3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
3.4. Перечень ЭД федерального органа исполнительной власти утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом.
После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел федеральных органов исполнительной власти в графе «примечания» к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использования которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД».
3.5. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.
Приложение № 1
к Рекомендациям по подготовке
федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение
и использование которых должно осуществляться
в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности
федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение
и использование которых должно осуществляться
в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности
Примерный перечень видов управленческих документов,
создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти
осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности:
1. ПРОЕКТЫ ДОКУМЕНТОВ:
– проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов;
– документы к ним (к проектам);
– документы по их разработке (по разработке проектов).
2. ПЛАНОВЫЕ, ОТЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИНФОРМАЦИЯ КОТОРЫХ ПОДВЕРГАЕТСЯ ОБОБЩЕНИЮ:
планы:
– текущего планирования;
– оперативные планы работы федерального органа исполнительной власти;
– планы работы структурных подразделений;
– индивидуальные планы работников;
– планы проведения различных мероприятий;
– графики учета рабочего времени;
– графики проведения различных мероприятий;
– графики проведения аттестации, повышения квалификации;
отчеты:
– выполнения планов работы федерального органа исполнительной власти (квартальные, месячные);
– выполнения планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные);
– выполнения индивидуальных планов работников;
– о документообороте организации;
документы к планам, графикам, схемам, отчетам
документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.
3. ИНФОРМАЦИОНННЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
– доклады, обзоры информационного характера;
– информационные, тематические, библиографические подборки информации;
– сообщения, статьи о деятельности федерального органа исполнительной власти.
4. СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
– списки адресов, телефонов;
– списки рассылки документов;
– списки (перечни) оборудования.
5. ДОКУМЕНТЫ ПО ОПЕРАТИВНЫМ ВОПРОСАМ:
– поручения руководителя федерального органа исполнительной власти структурным подразделениям;
– документы рабочих групп, комиссий оперативного характера;
– документы структурных подразделений, представляемые руководству федерального органа исполнительной власти.
6. ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА:
– о реализации принятых решений;
– о применении нормативных документов;
– по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий;
– по оперативным правовым вопросам;
– по вопросам обеспечения оборудованием;
– по вопросам делопроизводства и архивного дела;
– по хозяйственным и административным вопросам;
– по обеспечению транспортом, связью;
– по кадровому обеспечению;
– по экономическим, научным, культурным и иным связям.
В ряде случаев переписка входит в состав группы документов, объединенных в одну статью «документы».
7. Документы по регистрации, учету и контролю:
– книги;
– журналы;
– списки;
– карточки;
– реестры;
– базы данных.
Приложение № 2
к Рекомендациям по подготовке
федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение
и использование которых должно осуществляться
в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности
федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение
и использование которых должно осуществляться
в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности
Извлечения
из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России 25 августа 2010 г. № 558, для использования федеральными органами исполнительной власти при разработке Перечней ЭД
Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа[*] | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Руководство | |||
7 | Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1) | 5 л. ЭПК | (1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа |
18 | Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним: | ||
з) собраний структурных подразделений организации | 5 л. (3) | (3) При сложной структуре организации (структура в структуре) – 5 л. ЭПК | |
19 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: в) по административно-хозяйственным вопросам | 5 л. | |
20 | Проекты приказов, распоряжений; документы к ним | 1 г. | |
24 | Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний | 5 л. ЭПК | |
26 | Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг | 5 л. ЭПК | |
29 | Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке | 5 л. ЭПК | |
30 | Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке | 5 л. ЭПК | |
31 | Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций | 5 л. ЭПК | |
1.2. Организационные основы управления | |||
58 | Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке | 5 л. ЭПК | |
59 | Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации | 5 л. (1) ЭПК | (1) После завершения деятельности рабочих групп |
65 | Проекты структур и схем организации управления | 5 л. ЭПК | |
66 | Переписка о разработке структур и схем организации управления | 3 г. (1) | (1) После утверждения |
67 | Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления | 5 л. ЭПК | |
72 | Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению | 5 л. ЭПК | |
73 | Переписка по разработке и изменению штатных расписаний | 3 г. (1) | (1) После утверждения |
82 | Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики | 5 л. ЭПК | |
84 | Переписка по организационным вопросам деятельности | 5 л. | |
87 | Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации | 5 л. ЭПК | |
88 | Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений | 5 л. ЭПК | |
89 | Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности | 5 л. ЭПК | |
91 | Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, «круглых» столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч | 5 л. ЭПК | |
93 | Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных) | 5 л. ЭПК | |
109 | Переписка по вопросам аттестации, аккредитации | 5 л. ЭПК | |
1.3. Контроль | |||
175 | Переписка о проведении проверок и ревизий | 5 л. | |
176 | Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений | 5 л. | |
177 | Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий | 5 л. | |
178 | Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий | 5 л. ЭПК | |
1.4. Правовое обеспечение деятельности | |||
194 | Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч., о разъяснении законодательства | 3 г. | |
196 | Базы данных (справочные, полнотекстовые): | (1) По месту разработки и утверждения законодательных актов – пост. | |
а) по законодательным актам | До замены новыми (1) | ||
б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации | Пост. | ||
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов | |||
202 | Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения | 3 г. (1) | (1) После утверждения |
203 | Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения | 1 г. (1) | (1) После снятия с контроля |
204 | Списки адресов обязательной рассылки документов | 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
205 | Переписка о нарушении правил пересылки документов | 1 г. | |
206 | Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности | 3 г. | |
212 | Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий | 5 л. ЭПК | |
213 | Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой | 5 л. | |
214 | Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота | 5 л. ЭПК | |
216 | Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения | 5 л. ЭПК | |
217 | Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств | 5 л. | |
218 | Программные продукты (комплексы) | Пост. | |
220 | Базы данных информационных систем | В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу | |
222 | Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
225 | Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники | 5 л. | |
238 | Переписка о сертификатах ключа подписи | 15 л. ЭПК | |
249 | Топографические указатели | 1 г. (1) | (1) После замены новыми |
256 | Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела | 5 л. ЭПК | |
257 | Отчеты, справки об объеме документооборота в организации | 1 г. | |
258 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля: | (1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата | |
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности | 5 л. | ||
г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью | 5 л. | ||
д) контроля исполнения документов | 3 г. | ||
е) обращений граждан | 5 л. | ||
ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры | 3 г. | ||
з) фотофонодокументов, видеодокументов | 3 г. (1) | ||
и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов | 1 г. | ||
259 | Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета: | (1) После возвращения всех дел | |
а) приема посетителей | 3 г. | ||
б) рассылки документов | 2 г. | ||
в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях | 3 г. | ||
г) бланков строгой отчетности | 3 г. | ||
д) машинописных, компьютерных, копировальных работ | 1 г. | ||
е) выдачи дел во временное пользование | 3 г. (1) | ||
ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности | 1 г. | ||
260 | Книги, журналы учета: | (1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии) (2) После замены пароля (3) После замены ключа | |
а) электронных носителей | 5 л. (1) | ||
б) выдачи электронных дисков | 5 л. (1) | ||
в) паролей | 5 л. (2) | ||
г) ключевых носителей | 5 л. (3) | ||
д) сертификатов электронных цифровых подписей | 5 л. (3) | ||
ж) копирования баз данных | До минования надобности | ||
з) технических средств защиты | 5 л. (1) | ||
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Прогнозирование | |||
263 | Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке | 10 л. ЭПК | |
264 | Переписка о разработке целевых программ | 5 л. ЭПК | |
266 | Переписка о ходе выполнения целевых программ | 5 л. ЭПК | |
269 | Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним | 10 л. ЭПК | |
2.2. Текущее планирование | |||
283 | Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов | 5 л. | |
284 | Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов | 5 л. | |
285 | Годовые планы организации: б) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности | 5 л. | |
286 | Проекты планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним | 5 л. ЭПК | |
288 | Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений | До минования надобности | |
289 | Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию | 5 л. | |
290 | Годовые планы работы структурных подразделений организации | 5 л.(1) | (1) При отсутствии годовых планов работы организации – пост. |
291 | Индивидуальные планы работников | 1 г. | |
292 | Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов | 5 л. | |
293 | Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов | 5 л. ЭПК | |
295 | Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития организации | 5 л. ЭПК | |
296 | Переписка по вопросам планирования | 5 л. | |
2.3. Ценообразование | |||
298 | Справки, расчеты по прогнозированию цен | 5 л. | |
303 | Переписка по вопросам ценообразования | 5 л. ЭПК | |
304 | Переписка о разработке, применении и изменении тарифов | 5 л. ЭПК | |
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3.1. Финансирование, кредитование | |||
315 | Проекты планов (бюджетов) организации | 5 л. | |
319 | Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов) | 5 л. ЭПК | |
323 | Переписка об экономических нормативах | 5 л. | |
331 | Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды | 5 л. | |
332 | Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины | 5 л. ЭПК | |
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
359 | Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности | 5 л. | |
367 | Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах | 1 г. | |
414 | Переписка о выплате заработной платы | 5 л. | |
461 | Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 л. | |
463 | Заказы на бланки документов учета и отчетности | 1 г. | |
4.2. Статистический учет и отчетность | |||
464 | Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов: | (1) При отсутствии годовых – пост. (2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – пост. | |
в) полугодовые | 5 л. (1) | ||
г) квартальные | 5 л. (1) | ||
д) месячные | 1 г. (2) | ||
470 | Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о выполнении целевых программ | 5 л. ЭПК | |
475 | Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации | 5 л. (1) | (1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – пост. |
476 | Индивидуальные отчеты работников | 1 г. | |
477 | Журналы учета передаваемых статистических данных | 5 л. | |
479 | Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности | 5 л. | |
5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ 5.1. Организация связей | |||
483 | Переписка об участии в деятельности международных организаций | 5 л. ЭПК | |
487 | Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций | 5 л. ЭПК | |
5.2. Осуществление связей | |||
497 | Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества | 10 л. ЭПК | |
498 | Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества | 5 л. ЭПК | |
503 | Переписка с российскими организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности | 5 л. ЭПК | |
6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг | |||
511 | Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности, маркетинге | 5 л. ЭПК | |
512 | Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге | 5 л. | |
514 | Информационные обзоры (доклады) | До минования надобности | |
521 | Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах: | ||
а) на материалы, изданные за рубежом | 3 г. | ||
б) на материалы, изданные в Российской Федерации | 1 г. | ||
522 | Переводы информационных статей из иностранных изданий | До минования надобности | |
523 | Переписка о переводе иностранной литературы | 1 г. | |
524 | Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов | 1 г. | |
525 | Книги, журналы регистрации научно-технической информации | 5 л. | |
527 | Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных | До минования надобности | |
529 | Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу | 1 г. (1) | (1) После получения подписной литературы |
6.2. Распространение информации, реклама | |||
535 | Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники): | ||
а) по месту разработки | До ликвидации организации | ||
538 | Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности с целью их ознакомления с деятельностью организации | 5 л. ЭПК | |
540 | Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций | 5 л. ЭПК | |
547 | Сообщения, статьи, разъяснения (изложение официальной позиции) организации по вопросам её деятельности | 5 л. ЭПК | |
555 | Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видеодокументы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой | 5 л. ЭПК | |
556 | Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте организации | 5 л. ЭПК | |
557 | Переписка об учете, движении и использовании информации | 5 л. | |
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ 7.1. Организация труда и служебной деятельности | |||
561 | Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | 5 л. ЭПК | |
564 | Переписка по вопросам трудоустройства | 5 л. | |
578 | Переписка о ходе заключения коллективных договоров | 3 г. | |
580 | Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора | 5 л. ЭПК | |
585 | Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени | 3 г. | |
586 | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 л. (1) | (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л. |
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда | |||
595 | Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы | 5 л. ЭПК | |
596 | Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий | 5 л. ЭПК | |
600 | Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | 5 л. | |
7.3. Охрана труда | |||
608 | Планы мероприятий по улучшению условий труда работников | 5 л. | |
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников | |||
649 | Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников | 5 л. ЭПК | |
650 | Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | 5 л. | |
651 | Переписка о переводе работников в другие организации | 3 г. | |
652 | Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием | 5 л. ЭПК | |
673 | Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва | 3 г. | |
674 | Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы | 5 л. ЭПК | |
675 | Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников | 5 л. ЭПК | |
685 | Списки: | (1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л. | |
ж) кандидатов на выдвижение по должности | До замены новыми | ||
з) получающих персональные ставки, оклады | 10 л. (1) | ||
и) обучающихся без отрыва от производства | 5 л. | ||
к) работников, ушедших на пенсию | 5 л. | ||
л) лиц, выезжающих за границу | 5 л. | ||
686 | Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 г. | |
687 | Переписка об оформлении командировок | 5 л. (1) | (1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК |
693 | Графики предоставления отпусков | 1 г. | |
694 | Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину | 3 г. | |
695 | Книги, журналы, карточки учета: | (2) В зарубежные командировки – 10 л. | |
ж) отпусков | 3 г. | ||
з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован | 5 л.(2) | ||
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации | 75 л. | ||
8.2. Установление квалификации работников | |||
702 | Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | 5 л. | |
705 | Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 5 л. | |
707 | Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 г. | |
8.4. Награждение | |||
742 | Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 л. ЭПК | |
10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности | |||
779 | Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт | 1 г. | |
781 | Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним | 1 г. | |
783 | Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни | 1 г. | |
785 | Списки, книги адресов и телефонов | 1 г. (1) | (1) После замены новыми |
10.2. Эксплуатация зданий, помещений | |||
811 | Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта | 5 л. ЭПК | |
818 | Переписка о коммунальном обслуживании организации | 1 г. | |
819 | Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий | 3 г. | |
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь | |||
824 | Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами | 3 г. | |
825 | Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах | 3 г. | |
845 | Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий | 5 л. | |
846 | Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации | 5 л. ЭПК | |
852 | Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации | 3 г. | |
853 | Схемы линий внутренней связи организации | До замены новыми | |
11. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ 11.1. Социальное страхование | |||
903 | Документы (протоколы, информации, справки, переписка) по работе комиссии социального страхования организации | 5 л. ЭПК | |
913 | Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников | 3 г. | |
917 | Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря | 1 г. | |
918 | Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря | 1 г. | |
919 | Списки детей работников организации | До замены новыми | |
11.2. Жилищно-бытовые вопросы | |||
957 | Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка) об организации питания работников | 3 г. | |
11.3. Организация досуга | |||
960 | Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотофонодокументы, видеодокументы) об организации досуга работников | 5 л. ЭПК | |
963 | Документы (сметы, списки, отчеты, информации, справки, отчеты, переписка) о проведении культурно-массовых, в т.ч., благотворительных мероприятий | 5 л. ЭПК | |
Реестры (на бумажных и электронных носителях) | |||
42 | Государственные реестры; документы по их ведению (1) | Пост. (2) | (1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня. (2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
Комментариев нет:
Отправить комментарий