Очень часто руководители противятся выпуску единого
документа, регламентирующего документооборот в компании. Последнее время я все чаще слышу, что это анахронизм,
да сейчас все это не соответствует реальности.
Но, регламентировать документооборот необходимо, документация является важным информационным
ресурсом и подтверждает деятельность компании.
Как же быть?
1.
Можно переименовать и использовать более
современное название документа – регламент, политика, стандарт, методика и пр.
2.
Можно сделать интересную книгу про документооборот,
где в доходчивой форме и с юмором (здесь помогут картинки) изложить основы
делопроизводства, что и как делать, а главное, зачем это надо делать.
3.
К сожалению, все чаще и чаще позицию секретаря,
делопроизводителя занимают люди очень далекие от профессии. Здесь нам помогут
схемы, те же схемы движения документов, которые есть в каждом учебнике, с
пояснениями «если это так, то тогда надо вот так», минимальный простор для
фантазии, «шаг влево, шаг вправо попытка побега, прыжок попытка улететь».
А как вы решаете проблему анахронизма?
Есть волшебная пара слов: "Так надо!" И глазенки построже. Но на самом деле, у нас такого документа нет))). Есть определенный порядок (не оформленный документально), к которому уже все привыкли и которым все руководствуются. Но тут много зависит от руководителя, его компетентности в этом вопросе и степени его вовлеченности в процесс бумаготворчества. Бывший директор мог и на лету бамажку у меня выловить и не дать даже зарегистрировать, а у этого могут лежать документы днями пока не поднесу лично.
ОтветитьУдалитьу нас другая проблема - люди на работали с документами, а должны. Поэтому надо чтоб было не заумно и быстро схватывалась основное, проводить инструктаж с каждым я не очень-то хочу
ОтветитьУдалитьТы при своей основной рабочей нагрузке еще и за документооборотом следить успеваешь? (Оля в обмороке)
УдалитьЯ уже за собой заметила - чем больше нагрузка, тем больше побочного я успеваю делать))) если нагрузка небольшая, то и остальное я не делаю)))
ОтветитьУдалитьТак оно так и есть - чем больше делаешь, тем больше успеваешь сделать за определенную единицу времени. Я когда на прошлой неделе доделывала альбом в подарок, прям на крыльях летала от загрузки, только дома убраться сил не хватило))))
Удалить