Анахронизмы или чтоб модно было

Очень часто руководители противятся выпуску единого документа, регламентирующего документооборот в компании. Последнее  время я все чаще слышу, что это анахронизм, да сейчас все это не соответствует реальности.

Но, регламентировать документооборот  необходимо,  документация является важным информационным ресурсом и подтверждает деятельность компании.

Как же быть?

1.       Можно переименовать и использовать более современное название документа – регламент, политика, стандарт, методика и пр.

2.       Можно сделать интересную книгу про документооборот, где в доходчивой форме и с юмором (здесь помогут картинки) изложить основы делопроизводства, что и как делать, а главное, зачем это надо делать.

3.       К сожалению, все чаще и чаще позицию секретаря, делопроизводителя занимают люди очень далекие от профессии. Здесь нам помогут схемы, те же схемы движения документов, которые есть в каждом учебнике, с пояснениями «если это так, то тогда надо вот так», минимальный простор для фантазии, «шаг влево, шаг вправо попытка побега, прыжок попытка улететь».

А как вы решаете проблему анахронизма?

Переписка на английском языке. Немного юмора

 

 

Правильное употребление фраз в переписке на английском языке:
1) Господи, это опять вы.. - Thank you very much for your email.
2) Если до завтра не предоставите документы, пеняйте на себя. Тут вам не детский сад.- We will do our best to proceed with your request however for the best result the documents should reach us not later than tomorrow.
3) Вы читать умеете? - You can find this information below.
4) Сколько можно напоминать!- Kind reminder
5) Неужели так сложно подписать документ там, где нужно - Please sign in the place marked with yellow sticker
6) Что у тебя в школе было по математике? - Let's reconfirm the figures.
7) Мы уж лучше сделаем это сами.- Thank you for your kind assistance.

8) Я уже сто раз вам это присылал. - Kindly find attached.
9) Ага, сейчас все брошу и побегу разбираться. - I'll look into it and revert soonest.
10) Да поймите же вы наконец - Please kindly review the matter again.
11) Надеюсь, что теперь вы перестанете надоедать своими вопросами - I hope this helps, otherwise please do not hesitate to contact me anytime.
12) Какой же вы зануда. - Thank you for your patience
13) Даже и не надейтесь, что мы откроем вам счет - We will let you know in due course.
14) У нас не те масштабы, чтобы возиться с вашей мелочью - We would be happy to offer you the most favourable conditions on the case-to-case basis.
15) Вот когда подрастете, тогда и приходите.- So if you have eventually some needs from your clientele, it can have a real
added-value.
16) Ой-ой, напугал! - We regret to know that you are not satisfied with our services.
17) Ну и пожалуйста. Не очень-то и хотелось. - We look forward to hearing from you.
18) Хотя бы в пятницу отстаньте уже. - good to hear from you and have a nice weekend
19) Услуги будут оплачены. Может быть. - Thanks a lot in advance
20) Да идите вы знаете куда.- We consider the matter settled and close our files.
21) Ха-ха (три раза) - Very best regards

 

Стыбрено:

http://www.facebook.com/BeginEnglish

Потрясающий Колизей

Покуда Колизей неколебим,
Великий Рим стоит неколебимо,
Но рухни Колизей — и рухнет Рим,
И рухнет мир, когда не станет Рима-
(Байрон «Паломничество Чайльд-Гарольда»)

Прилетев в Рим в понедельник рано утром, после бессонной ночи мы все равно, скинув вещи в гостинице, побежали смотреть Вечный Город. Большинство туристических достопримечательностей по понедельникам закрыто, но работают Форумы и Колизей. Купив билет на входе в Форумы (там меньше людей, а билет единый, посещение Колизея входит в стоимость), мы походили по Древнему Риму (об этом пост будет позже) и через несколько часов хождения решили посмотреть и Колизей. 

Стаканчик или чашечка?

Свежее майское утро шагает по Москве, город оживает, и улицы наполняются стаканчиками кофе… Макдоналдс, Шоколадница, Старбакс и прочие кофейни ежедневно снабжают тысячи страждущих.  Это всеобщая любовь к кофе или что-то другое?

Большинство американских кино об успешных менеджерах содержат эпизод со спешащим актером на ходу пьющем кофе из стаканчика, у него нет времени на «чашку кофе», он вечно спешит. Спрашивая своих подруг, почему они  пьют кофе в стаканчиках, основной ответ был – модно (даже если выходной и можно посидеть в кафе, все равно берут стаканчик).  Жертвуют вкусом и наслаждением в угоду моде. Барматуха  из стаканчика  не может называться каппучино или латте.

Такого количества стаканчиков нет не в Риме, не в Париже, а там знают толк в настоящем кофе. Основное различие между ристретто, эспрессо, американо количество воды, количество кофеина в них одинаковое, но кто увидит как я крут если ристретто это всего на один глоток, а эспрессо на два, поэтому для крутости надо взять пол-литра американо (и потом полдня бегать в М и Ж, а также позже глотать кальций, который кофе успешно вымывает).  

Итальянцы утром заходят в кофейню выпивают ристретто или эспрессо чтоб взбодриться или заказывают каппучино, чтоб порадовать себя, для них важно насладиться моментом, а не бежать.  

Может и нам пора наслаждаться мелочами (хотя бы в выходные), а не ждать когда свалится большая радость?

5 уровней зрелости организации: анархия, фольклор, стандарты, измеряемый, оптимизируемый

Понравилась заметка  Евгения Крылова

http://ecm-journal.ru/docs/5-urovnejj-zrelosti-organizacii-anarkhija-folklor-standarty-izmerjaemyjj-optimiziruemyjj.aspx

О пяти уровнях организации  в соответствии с моделью Software Engineering Institute, Carnegie Mellon University.

Уровень 1. «анархия»

Симптомы:

●     сотрудники сами определяют, что хорошо, а что плохо;

●     затраты и качество не прогнозируются;

●     отсутствуют формализованные планы;

●     отсутствует контроль изменений;

●     высшее руководство плохо представляет реальное положение дел.

Уровень 2. «Фольклор»

Симптомы:

●     выявлена определенная повторяемость организационных процессов;

●     опыт организации представлен в виде преданий корпоративной мифологии;

●     знания накапливаются в виде личного опыта сотрудников и пропадают при их увольнении.

Уровень 3. «Стандарты»

Симптомы:

●     корпоративная мифология записана на бумаге;

●     процессы повторяемы и не зависят от личных качеств исполнителей;

●     информация о процессах для измерения эффективности не собирается;

●     наличие формализованного описания процессов не означает, что они работают;

●     организация начинает адаптировать свой опыт к специфике бизнеса;

●     производится анализ знаний и умений сотрудников с целью определения необходимого уровня компетентности;

●     вырабатывается стратегия развития компетентности.

Уровень 4. «Измеряемый»

Симптомы:

●     процессы измеряемы и стандартизованы.

Уровень 5. «Оптимизируемый»

Симптомы:

●     фокус на повторяемости и измеряемости;

●     вся информация о функционировании процессов фиксируется.

На каком уровне Ваша организация? 

Девушки, с Международным Днём Секретаря!