Блуждая по бескрайним просторам интернета в поисках информации и ответов на мои многочисленные вопросы, я наткнулась на несколько профессиональных сайтов. И почти на всех звучит один и тот же призыв «Срочно нужна обучающая инструкция секретаря». Ответы в основном были: «Да, да, вот прям сейчас отправлю, и будете вы секретарь высший пилотаж», «Вы, что действительно думаете, что она существует?», «Думают, что по бумажке всему научатся».
Честно говоря, я и сама с возмущением подумала «и ж чего придумали, вот так прям и выложи все премудрости». И больше к этой теме не возвращалась. Но видимо, это запало в подсознание и как только выдались свободные деньки, вопрос выплыл из глубин мозга. А что если она действительно существует?
Как говорилось в одном известном фильме «Что-нибудь подобное где-нибудь, когда-нибудь, с кем-нибудь уже было…», и если такой вопрос возник сейчас, значит, он возникал и раньше. Решив немного разобрать свои личный архив-библиотеку, я с удивлением ее нашла, и оказалось, что эту самую «таинственную обучающую инструкции секретаря» неоднократно составляла. Я чувствовала себя Львенком, разыскивающим со своим другом Бегемотиком в джунглях «Таинственного гиппопотама». Я уверена, что многие из вас ее составляли, хотя бы один из видов. Так что же это такое – обучающая инструкция секретаря? Зачем она нужна?
Основная цель этой инструкции – обучение. Полнота информации зависит оттого, для каких целей вы ее составляете. Хотя идеальным было бы наличие полной обучающей инструкции в каждой фирме, но ее составление процесс долгий, многогранный и трудоемкий. Первый и второй вариант подходит для небольших фирм, где, как правило, один секретарь. Третий вариант подходит для крупных компаний, но если есть время и желание, разработать можно для любой фирмы.
Вы уходите в отпуск и вместо себя оставляете кого-нибудь из сотрудников фирмы или специально для вашей замены (хотя вас заменить невозможно!) приглашают специалиста на время. И что вы делаете? Составляете список ценных указаний – где, что, когда и как. Большинство участников сообщества уходят в отпуск на две недели, можно и не разрабатывать полный вариант Обучающей инструкции.
Что можно в ней написать:
- где находятся номенклатуры, инструкции и т.п. документация, регламентирующая работу секретаря, журналы учета, регистрационные карточки (скорей всего они их, и смотреть не станут, но лучше указать);
-четкий алгоритм регистрации документов, обработка входящей и исходящей корреспонденции, регистрация внутренних документов (именно алгоритм, без каких либо отступлений и вариантов, «шаг вправо, шаг влево - попытка к бегству, прыжок на месте - попытка улететь»;
- как обращаться с вашей техникой, как отсканировать, как отправить факс и т.д. (ведь никто лучше вас не знает, что системный блок включается не с первого раза, а с третьего, и что факсовая трубка после очередного падения не работает и лучше пользоваться спикерфоном);
- список людей, с которыми соединять шефа и с которыми не соединять (а это уж точно знаете только вы и ОН);
-то, что вы считаете необходимым сообщить, временщику.
Вы увольняетесь или уходите в декрет. Хотите оставить о себе хорошие воспоминания и не отвечать на постоянные телефонные звонки, оказывая консультации новичку. Оставьте после себя «легкий след очарования» и более полный вариант Инструкции. Думаю, заменять профессионала будет профессионал, поэтому не стоит разжевывать ему основы делопроизводства, но подробней расписать свои функции и дополнительные обязанности, структуру организации, основные функции подразделений, подчиненность, взаимодействие с этими структурами. Отдельно написать о предпочтениях шефа - какой чай, кофе, конфеты и пр.; канцтовары, может от пишет только шариковой ручкой, и перьевой Паркер его не вдохновляет; заболевания, график приема лекарств и т.п. А вот особенности характера и поведения шефа лучше передавать из уст в уста, а то, не дай бог, попадет ваша Инструкция к нему и будет потом светопреставление.
Полный вариант подходит во всех вышеперечисленных случаях, а также, если планируется проверка, аттестация, повышение квалификации, для новичков в профессии и для тех, кто никогда и не планировал работать секретарем. В основном составляется в крупных компаниях, иногда единым документом, иногда комплекс документов, но цель одна – обучить. Хорошо если на фирме есть наставничество и за вами закрепят специалиста, который введет вас во все тонкости работы, но чаще всего такой возможности просто нет или происходит экспресс-обучение, за один-два дня, а дальше свободное плаванье. С одной стороны не хочется «косячить», а с другой не хочется постоянно отвлекать других сотрудников своими уточняющими вопросами. Самым ценным является время, и чем быстрей вы начнете работать в едином ритме с остальными, тем больше времени вы сохраните и себе, и компании. Компания должна побеспокоиться о создании полной Обучающей инструкции. Лучше один раз потратить время и деньги на составление качественного продукта, чем всё время переделывать. Инструкция не является незыблемой, но одно дело внести туда последние изменения и дополнить, другое каждый раз придумывать велосипед. Туда стоит включить как введение положение о службе ДОУ и ее роли в управлении компанией вместе со структурой организации, термины, раздел о взаимодействие службы ДОУ с другими подразделениями, распределение обязанностей в службе ДОУ, деловой этикет, ИД, об архиве, об ответственности, как приложение можно составить список нормативно правовых актов, ГОСТы, литературу. Создавать ее надо под конкретную организацию. Попытки создать единую для всех Инструкцию изначально обречены на крах, от инструкции требуется кратность и точность, а рассматривание различных вариантов, ситуаций для каждой из возможных фирм, превратит ее в талмуд, проще купить достойный учебник и выдавать его на время для ознакомления ;-) .
Комментариев нет:
Отправить комментарий